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業務効率化のために、Excel初心者が知るべきポイントとは?

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この記事ではExcelの作業効率化スキルに役立つ情報をご紹介していきます。

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皆さん、こんにちは。リヴァンプ・アカデミーの坂詰です。


今回は、新しい機能を覚えずに業務を効率化できる「Excelの心構え」をご紹介します。

この心構えは、Excelに慣れている方なら普段から無意識にやっていることで、効率的にExcelを使うための基本といってもいいでしょう。
クライアントに研修サービスの紹介をすると、担当者の方に「ここだけはぜひ内容に入れてほしい」と言われる部分でもあります。


つまり、機能以前の基本中の基本であるにも関わらず、この「心構え」ができている方が少ないのです。
読み終わったら、自分だけでなく周りの人もこの基本ができているか、ぜひチェックしてみてください。



目次[非表示]

  1. 1.Excelは使う人によって大きな差が出る
  2. 2.Excelの禁じ手


Excelは使う人によって大きな差が出る

基本の心構えを意識して作業すると、個人でもチームでも作業効率が上がっていきます。


その理由には、Excelの特徴が関係しています。


例えば、PowerPointやWordには「ページ」の概念があって、内容が1ページで収まらないときは次のページを追加する必要があります。

しかし、Excelにはページという概念がありません。そのため1つのシートにたくさんのデータを入力することができます。つまり、データを増やそうと思えばある程度自由に増やし続けることができるのです。

また、Excelでデータを追加したいときはセルに入力していくだけなので、横にも縦にも簡単に増やしていくことができます(図1)。
PowerPointはテキストボックスやオブジェクトを挿入しなければデータを入力できませんし、Wordは入力が簡単でも、行に沿ったレイアウトしかできません(図2)。


このように、Excelはデータの追加に対して自由度が高く、便利なソフトです。


しかし、ここに落とし穴があります。
簡単で自由度が高いぶん、使う人が意識して整えていかなければ、かえって見づらく、扱いにくいデータが出来上がってしまうのです。


自由だからこそ、使う人や使い方によって作業の速さやクオリティに大きな差が出ます。
そこで「Excelの心構え」のようなルールを意識して作業することが重要になります。





Excelの禁じ手

ここからは具体的な心構えについてお話していきます。

下の画像は、Excelに慣れていない人がやってしまいがちな禁じ手の例です。
このファイルのどこがよくないか、考えてみましょう(データの内容は関係ありません)。



では正解を見てみましょう。


シート名の部分に注目してください。

「Sheet1」「Sheet2」とデフォルトのままになっています。このままでは、ファイルを開いても、それぞれのシートにどんなデータが入っているのかすぐに分かりません。




下の画像のように、シート名がデフォルトのままだと、Sheet2を開いてはじめて5月の売上データであることがわかります。



Excelのファイルはチームで共有することも多いものです。
作った本人はどんなデータが入っているか分かっていても、他の人はそれぞれのシートをいちいち開いて内容を確認するという手間がかかります。


また、自分で作ったものでも、時間が経つと忘れてしまうこともあります。


さらに、今回の例は2つのシートでお見せしましたが、これが20シートあったらとしたらどうでしょうか。目的のシートを探すために1つずつ確認するのは時間のロスになりますよね。

そうならないためにも、シート名は必ずつけて、何のデータかすぐに分かるようにしておきましょう。


「細かい」と思うでしょうか。
しかし、こういった細かい気遣いが、業務の効率化の第一歩になっていきます。


また「そんなこと知っているよ」と思われた方は、普段からExcelをよく使っていて、お仕事でも気遣いのできる方かと思います。

しかし、みなさんのチーム内にはまだExcel業務に慣れておらず、シート名の変更にまで気が回らない人もいらっしゃるかもしれません。
そういう方にも共通の認識として情報をシェアしていくことが、チームとしての業務効率化につながっていきます。


ちなみに、内容が分かりやすいようにシート名に説明文や企業名をフルネームで入れて長くなってしまう方がいますが、長すぎると他のシートのタブが表示画面に入りきらなくなって、かえって見づらくなってしまうことがあります。
シート名はシンプルで短めにするのがお勧めです。


当社が提供している「Excel研修」では、単純な機能や使い方の説明ではなく、「仕事で本当に使える機能」を「すばやく操作する」にはどうすればいいか、実際に操作しながらテクニックを身につけることができます。

ぜひこちらもご覧ください。


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坂詰 大介
坂詰 大介

株式会社リヴァンプ・アカデミー 研修事業部 部長