デジタルトランスフォーメーション（DX）への第一歩を踏み出す際、業務プロセスの可視化は不可欠なステップとなります。なぜなら、組織がデジタル化の道を進む際、その基盤となるのは業務プロセスです。

しかし、多くのDXプロジェクトはプロセスの不十分な理解や誤った改善によって挫折することがあります。

この記事では、失敗を避け、効果的な業務プロセス可視化の進め方に焦点を当て、成功への第一歩を踏み出すための方法を探求します。

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DXに向けた最初の一歩は業務プロセスの可視化から

DXを実現していくためには、「いつ」「どこで」「誰が」「どのような方法で」仕事をしているかといった業務プロセスの可視化（見える化）を行うことが極めて重要です。

その理由として、現状の業務プロセスを明らかにすることで、業務/ビジネス上の問題点やムダ、潜在的な課題をしっかりと把握することができ、変革を起こすべきポイント（=DXの目的）も見えてくるからです。

つまり、業務可視化はDXの実現のためのファーストステップと言えるでしょう。

本記事では業務可視化・分析の進め方について解説していきます。

業務プロセス可視化の進め方

一般的に業務プロセス可視化の手順として、最初に実務担当者へのヒアリング等による現行業務の洗い出しが挙げられます。

調査・ヒアリングを通して対象となる業務を誰が、いつ、どこで、どうやって、どのくらいの頻度や時間・コストをかけて行っているのかを現行の業務フローとして明らかにしていきます。

その上で、現場レベルで困っていることや改善要望など、対象業務に関係するありとあらゆる情報を書きだしていきます。

こういったステップを経ることで業務のムダや重複が判明したり、複雑な承認プロセスが発生していることなど問題点が浮き彫りになります。

また、特定の部署・担当者に業務が偏っていることや、特定の担当者以外が対処できない仕事（業務の属人化）が発生していることが明らかになることもあるでしょう。

このように業務を可視化していくことで課題の共通認識を持つことができ、全員が同じ方向を向いてプロジェクトを推進することに繋がっていきます。

業務プロセスの可視化のメリットをまとめると以下のようになります。

• 業務の全体像が見えるようになる
• 無駄や改善ポイントが浮き彫りになる
• 課題の共通認識を持つことができる
• 業務の属人化を防ぎやすくなる

また、世の中には業務フローの作成を支援するツールや、PCの作業ログをデータ化するシステムなど「業務可視化ツール」がたくさんありますが、当社は業務プロセスを可視化・分析していくためのフレームを持っています。

このフレームでは、挙げられた課題や問題点への対策の優先順位をつけるために、現行業務の調査・ヒアリングに入る前に今回の検討に至った背景を確認・共有化するためのステップを設けています。

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このフレームの主な特徴については下記のとおりです。

①背景の確認・共有化

当社ではいきなり調査・ヒアリングに入るのではなく、まず初めに関係者一同で今回の検討に至った背景を確認・共有化するためのフレームを活用しています。

これが今後のニーズの取捨選択やコンセプト作りの指針となります。

②体系化された成果物

このフレームには前述の「背景確認シート」に加え、業務可視化をするうえで必要な成果物を用いています。
成果物を作成することで誰もが分かる、体系化された内容となります。（下記一例）

③真のニーズを導き出し、コンセプトを策定

業務フローを作成した後、現在抱えている課題や問題点をもれなく洗い出す必要があります。

前述のような成果物を用いて実務担当者が抱える課題や問題点から、経営方針や目標に沿った取り組むべきテーマ・コンセプトを策定していきます。

④新たな業務フローを作成

コンセプトが決まった後に今後の業務フローを作成します。
どこを業務改善するか、どこをITで解決するかを業務フロー（図）に表現していきます。

こういった考え方／フレームを活用することで組織内に定着をさせやすいというメリットもあります。

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